Hoe jouw planner overzicht en structuur geeft

De perfecte planner vinden

Als je op zoek bent naar een planner, is het belangrijk om er een te vinden die bij jouw manier van werken past. Een planner moet het voor jou gemakkelijker maken om georganiseerd te blijven, niet moeilijker. Voordat je een planner koopt, is het dus belangrijk om na te denken over wat voor soort planner jij bent.

• Als je groot schrijft, is het bijvoorbeeld echt niet handig om een planner te kiezen die kleine vakjes heeft. Als je veel met todo-lijsten werkt, is het verstandig om een planner te kiezen die ruimte heeft voor todo-lijstjes in het plangedeelte zelf, in plaats van als aparte pagina’s verderop. Werk je veel met afspraken? Kies dan een planner met een agendagedeelte waarin je per halfuur kunt inplannen.
• Verder is het belangrijk om na te denken of je liever met een dagplanning werkt of met een weekoverzicht. En wil je in het agendagedeelte ook handige invulvelden voor gegevens als ondernemer? Het is belangrijk om deze vragen te beantwoorden voordat je een planner koopt.

Yes, je hebt een planner gekocht

Als je dan een nieuwe planner hebt gekocht, kan het soms lastig zijn om te bedenken hoe je die het beste kunt gebruiken. Je wilt natuurlijk dat de planner je helpt om productiever te zijn en je doelen te bereiken. In dit artikel geef ik je drie manieren om je planner effectief te gebruiken.

• De eerste manier is door te werken met vaste themablokken. Dit houdt in dat je je week globaal indeelt in verschillende blokken voor verschillende taken. Zo kun je bijvoorbeeld op maandagochtend beginnen met het bijwerken van je e-mails, gevolgd door een blok van twee uur om social media content te schrijven. Door deze indeling kun je binnen de blokken nog wel flexibel zijn in de volgorde van de taken. Zet ook een flexibel blok in je dagelijkse planning om speelruimte te hebben.
• De tweede methode is het plannen van je tijd in je agenda. Dit is handig voor mensen die veel met afspraken en vergaderingen werken. Plan alle afspraken en werkzaamheden in de beschikbare tijd die er is. Zo kun je jouw tijd vooraf efficiënt indelen en precies vertellen wat je morgen of volgende week gaat doen. Houd er wel rekening mee dat je weinig flexibiliteit hebt om iets anders te doen. Om dit op te lossen kun je elke dag een flexibele ruimte inbouwen.
• De derde manier is om vanuit je to do lijst te plannen. Vul je to do lijst steeds aan en highlight de prioriteiten. Kijk elke dag naar je todo-lijst en bepaal wat je die dag gaat doen. Zet het vervolgens in je agenda en streep het af zodra het klaar is. Plan afspraken wel vooraf in je agenda, zodat je je todo’s er makkelijk omheen kunt zetten.

4 tips om jouw planner netjes te houden

In het begin schrijf je nog netjes in je planner en doe je er echt moeite voor, maar na een paar weken komt de chaos. Gelukkig zijn er manieren om jouw planner netjes te houden en geef ik je graag een aantal tips.

TIP 1:
Neem even de tijd om te gaan zitten wanneer je in je planner schrijft. Als je haast hebt, kun je eerst een potlood pakken en er later met een pen overheen schrijven als je meer tijd hebt. Zo voorkom je dat je snel en onleesbaar schrijft.

TIP 2:
Gebruik altijd dezelfde pen met dezelfde kleur en hetzelfde type inkt voor een rustige uitstraling. Klem de pen om de rand van jouw planner, zodat je hem altijd binnen handbereik hebt.

TIP 3:
Gebruik kleurcodes om bijvoorbeeld prioriteiten, voorbereidingstijd of reistijd aan te geven. Gebruik niet teveel kleuren, maximaal drie of vier, en gebruik ze consequent, zodat jouw hersenen direct weten wat het betekent. Dit scheelt weer extra gekras met de pen.

TIP 4:
Heb je een taak of afspraak afgerond? Zet er dan een vinkje voor in plaats van het weg te krassen. Zo blijft jouw planner netjes en kun je altijd zien wat je hebt gedaan.

Plan je vrije tijd in

Als ondernemer kan het heel makkelijk zijn om helemaal op te gaan in je bedrijf. Het werk is tenslotte vaak leuk en uitdagend. Maar het gevaar is dat je al snel geen tijd meer hebt voor avonden en weekenden, en dat je tijdens leuke uitjes toch nog steeds met je hoofd bij je bedrijf zit. Dit kan leiden tot oververmoeidheid, prikkelbaarheid en stress. En dat moeten we natuurlijk zien te voorkomen! Het is belangrijk om bewust te kiezen voor vrije tijd en jezelf pauzes te gunnen. Werk is immers geen vrije tijd, en je hersenen en lichaam hebben rust nodig van alle prikkels. Het kan lastig zijn om jezelf te dwingen om pauzes te nemen, maar het is wel essentieel voor je welzijn en prestaties op de lange termijn.

4 tips hoe je in jouw planner rekening kunt houden met vrije tijd:

• Ten eerste is het belangrijk om jouw werkdagen en -uren vast te stellen en de andere dagen vrij te houden van afspraken. Markeer deze dagen ook als ‘vrij’ in jouw planner, zodat je een duidelijk overzicht hebt van jouw beschikbare tijd.
• Als tweede tip is het handig om jouw openingstijden op jouw website en in jouw e-mailhandtekening te communiceren, zodat klanten weten wanneer ze wel en niet bij jou terecht kunnen. Jouw klanten weten zo ook wanneer ze geen antwoord van jouw hoeven te verwachten zodat jij je niet verplicht voelt om toch te antwoorden op jouw vrije dag.
• Als derde is het van belang om alle privéafspraken als eerste in te plannen en daar jouw werkzaamheden omheen te plannen. Op die manier voorkom je stress en kun je jouw werk efficiënter indelen. Vergeet ook niet om jouw lunchtijd in te plannen en houd je daar ook aan. Combineer dit met een wandeling of iets anders actiefs om je hoofd leeg te maken en nieuwe energie op te doen voor de rest van de dag.
• Als laatste is het goed om te onthouden dat jij de draaiende motor bent van jouw bedrijf. Denk dus als eerste aan jezelf, zodat je fit en blij blijft. Dit heeft niet alleen positieve gevolgen voor jou, maar ook voor jouw bedrijf en jouw klanten. Hopelijk heb je wat aan deze tips en kun je ze toepassen in jouw planning. Vergeet niet om af en toe tijd vrij te maken voor jezelf, want dat is minstens zo belangrijk!

BONUS TIP : urenregistratie voor de ondernemersaftrek

De Belastingdienst geeft aan dat je in aanmerking kunt komen voor bepaalde soorten ondernemersaftrek als je voldoet aan het zogeheten urencriterium. Dat is per kalenderjaar (dus van 1 januari tot en met 31 december) minimaal 1.225 uren aan gewerkte tijd voor jouw bedrijf. En die uren kunnen serieuze kortingen opleveren bij jouw jaarlijkse inkomensopgave. Hoe de ondernemersaftrek precies werkt en wat voor soorten er allemaal zijn, daarvoor verwijs ik je naar de website van de Belastingdienst of naar je belastingadviseur/ boekhouder. Ik ga het alleen hebben over hoe jij jouw uren snel en makkelijk kunt noteren.

Welke uren mag je noteren voor de ondernemersaftrek?

Alle uren die jij productief besteedt aan je onderneming, tellen mee zolang je deze uren aannemelijk kunt maken. Dat kun je bijvoorbeeld doen a.d.h.v. jouw agenda, offertes, urenbriefjes en facturen. 

Dit is een handige en snelle manier om jouw uren te registreren voor de ondernemersaftrek.

Nu heb ik een super fijne manier gevonden om snel uren te registreren. Jouw agenda laat namelijk precies zien wat jij gedaan hebt op een dag. Zorg dus dat je vanaf nu je werkzaamheden specifiek maakt in je agenda (mocht je dit nog niet doen). Bijvoorbeeld 1 uur lang administratie bijgewerkt. Of 1 uur lang content schrijven voor social media. Onderaan elke dag schrijf je het totaal aan gewerkte uren op. Dit doe je aan het einde van elke werkdag. Deze uren kun je dan optellen in je week evaluatie, maand evaluatie, kwartaal evaluatie en zo makkelijk optellen voor je jaarlijkse opgave.